【個人事業主・フリーランス】効率的な領収書の管理方法とは
領収書を手間なく整理する方法
領収書を整理しすぎてませんか
個人事業主やひとりで会社を経営されている方は、ご自身で領収書を整理されていることと思います。経理処理のために領収書をお送りいただくのですが、みなさん本当にマメでらっしゃって、すばらしい資料をお送りいただきます。たとえば下記のようなものです。
- 時系列順にきれいに紙に貼ってある
- 時系列順にクリップで止めてある
- 勘定科目別に整理して、時系列順にまとめてある
- 勘定科目ごとに集計額を記載してある
このように、きれいにまとめてお送りいただいていて、こちらが恐縮してしまいます、
しかし、ここまで綺麗に整理することは、むしろやりすぎといえます。
税務上は、領収書の原本が保存されていればそれでよい
領収書をきれいに保存していないと税務署に怒られるのではないかと思っている方もいらっしゃると思いますが、税務上は、領収書を時系列にまとめたり、勘定科目ごとに整理したりしなければならないと決まっているわけではありません。
たとえば、1年分の領収書を、お中元でもらったお菓子の箱みたいなものに全部まとめて入れておく、というのでも大丈夫です。
ただ、あまりに大雑把にしておくと、あとで「あの領収書をみたい」というときに探すのが大変ですので、細かい領収書が多い方は、月別くらいでまとめておくのがよいと思います
領収書の保存の仕方
領収書がそれなりに多い方向けに領収書の簡単な整理の方法を紹介します。クラウド会計を利用している方向けに、会計ソフトと連携しているクレジットカード等で支払った経費の領収書にも言及していきたいと思います。
- ①領収書をもらったその場で分類する
- 経費になる領収書はもらってすぐに二つ折りにして下さい。
そして、経費になる領収書でクラウド会計につながっているクレジットカード等で支払った場合には、もう一回2つ折りして、4つ折りにしてください。
プライベートのレシートは、不要であればすぐ捨ててください。とっておきたいときは、折らずに財布に入れてください。
- ②少なくとも毎月、領収書を封筒か領収書ケースに移す
- 集めた領収書は、適当な封筒に入れて表に「2019年8月分」などと書いて月別に保存してください。もしくは、仕切りがついていて月別に分類できるケースに移しましょう。
移す時には、二つ折りのものは開いて、ひとまず横に置いておいてください。4つ折りのものはそのまま封筒などに入れてください。
- ③-α会計ソフトへの入力(自分で入力する場合)
- 二つ折りだった領収書は手打ちか、freeeやSTREAMED等のアプリで写真にとって仕訳にする必要があります。
4つ折りの領収書は、クラウド会計ソフトから入力してください。
- ③-β領収書を税理士に送る場合(自分で入力しない場合)
- (もし契約されている税理士事務所でルールがある場合にはそれに従ってください)
税理士に送る場合には、開いた領収書をそのまま月別封筒などに入れて下さい。
もし量が多ければ、封筒に「2019年8月分(連携なし)」と書いて、会計ソフトに連携していないものだとわかるように別封筒にいれてください。
月別に分類できるケースで管理している人は、ケースの該当する月のところに封筒を入れてください。
領収書をきれいに整理したところで得しない
領収書を整理されていて喜ぶのは、税務調査に来た調査官だけです。
領収書がきれいに整理されていれば、帳簿との突合も楽で、仕事を早く済ませることができるからです。彼らにさっさと帰ってもらえるかもしれないという利点もありますが、なぜ納税者が自分の時間を使って彼らの仕事の代わりをしなければならないのかとも思います。
余計な手間はかけず時間を節約して、空いた時間で売上を伸ばしていくことがフリーの方にとっては重要だと思います。
【当事務所のサービスのご紹介】
・税務顧問サービス
フリーランスの方や小規模事業者向けに、決算料ゼロの税務顧問サービスを提供しています。
当事務所の顧問契約プランは、下記のような方を想定しております。
- クラウド会計を導入し、経理を自動化して時間と手間を軽減したいと思っている方
- クラウドサービスなどITに興味があり、積極活用したい方
- 電話に重きを置かない方(メールとチャットが好きな方)
・個別相談サービス(固定額)
90分1コマのミーティングで行う固定額のコンサルティングサービスです。これから起業する場合や確定申告でわからない点がある場合など、比較的平易な内容についてコンサルティングいたします。
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M&A、組織再編、事業承継、相続対策などに関する単発のご相談についてはタイムチャージベースでお引き受けいたします。相談の内容について概要をお聞きして、着手前にお見積りをいたします。
