すぐに活用できる会計経理を自動化するクラウドサービス１０選
手打ちや足し算だけのExcelシートはもうやめよう
仕事柄、経理の方が作成したExcelシートを拝見する機会が多いですが、たいていは、「手打ち」と「足し算」で作成された本当の意味での表計算シートです。そして、フォーマットは独自のもので、会計ソフトに吸い込むことも出来ない。
Excelはうまく使えば、かなりの手間を省けますし、なんせ自由度が無限大です。とても有用なツールですが、使いこなすにはそれなりの経験と手間が必要です。また、作成した本人が配置転換や退職で居なくなった後に同じように運用できるかといわれれば、正直怪しい面があります。運用でなんとかしようとするのは日本企業の悪い点の１つです。
クラウド会計ソフトの登場で、会計周りのサービスの開発が始まり、昨年あたりでだいぶ出揃ってきました。クラウドサービスのいいところは、自分の好きなサービス・使いやすいサービスを各種組み合わせて使用できる点です。このタイミングでラインナップを確認して、現状の業務をもっと楽に出来ないかを検討してみてはいかがでしょうか。しないでいい苦労はやめて、商売に集中しましょう。
私はMFクラウドを使ってきたのでその紹介が多くなりますが、freeeや他ツールについてもアップデートがありましたらまた報告します。
①クラウド会計ソフト
MFクラウド会計
対象となるユーザー層
MFクラウド会計はスモールビジネスからある程度の規模がある会社まで、すんなり使える会計ソフトです。後でも触れますが、従来の会計ソフトを使ったことがある人や仕訳の概念がある人にとってはfreeeより使いやすいと思います。
会計ソフト単体でも口座連携やクレカ連携で仕訳を自動で処理することが出来て、効率的に経理できますが、他の請求書作成サービスや、給与計算サービスと連動させることで、はるかに効率的にバックオフィス業務をこなすことができます。
自動仕訳
自動仕訳については、ビッグデータに基づく推奨仕訳や事前に登録した仕訳ルールに則った仕訳を一度表示し、それをユーザーが承認するかたちです。一度承認しなければいけないので面倒ですが、間違いなく仕訳を行うという意味でレビューを行いたい方にはよいでしょう。
MFクラウド会計で手打ちを回避したい場合、証憑から仕訳を起こすには、MFクラウド経費精算を利用するか、マネーフォワード社の子会社クラビスが事業を営むSTREAMEDというサービスを利用することになります。
freee
対象となるユーザー層
スモールビジネスの経営者・個人事業主で会計や税務手続がわからない人に向いているツールだと思います。また、質問に答えていくだけで確定申告を行うことができるなど、よりユーザーにやさしい作りという印象があります。
会計の仕訳の概念がない人には、MFクラウドは難しいでしょう。逆に、仕訳の概念がある人にとっては、freeeは扱いづらいという印象です。
MFクラウドと同様、freeeは給与計算サービスなど他のサービスと連動させることによって効率的にバックオフィス業務をこなすことができます。MFクラウドと比べると請求書や経費精算などの周辺サービスがないように見えますが、会計freeeの内部ツールとして機能が備わっています(わかりづらい…)。
自動仕訳
自動仕訳については、ビッグデータに基づく推奨仕訳や事前に登録した仕訳ルールに則った仕訳を一度表示し、それをユーザーが自動化にチェックを入れて承認すると、今後は承認が不要となります。そのため、完全自動化したい方にはfreeeのほうがよいかもしれません。（とはいえ、MFクラウドでも一括仕訳承認ができるので、大して手間は変わらないように思いますが）
連続取引入力機能
freeeには、証憑を写真やスキャンで取り込み、それを見ながら連続で手入力することができる機能があります。freee導入初期に必要なステップである「仕訳を覚えさせる段階」では重宝するでしょう。OCR(自動読み取り)によって、領収書に記載の電話番号から店の種類を類推し、金額を読み取って入力してくれます。それに対して承認や修正、摘要欄の追加を行うことで仕訳にしていきます。
仕訳といっても、従来の会計ソフトのような画面というよりは売上/仕入、出金/入金のような簡単な入力画面なので、たとえば弥生などで仕訳を入力してきた人たちには少し物足りないかもしれません。処理時間はかなり短くて済むので効率化としては間違いないです。
問題は、領収書をうまく読み取れるスキャナーを導入する必要があることと、OCRは読み取りエラーを起こしやすいことでしょうか。
②クラウド請求書ソフト
Excelで作成した請求書はSUM関数の範囲を間違ったり、日付を更新し忘れたり、そういうリスクがありますから、ミスなく運用する上ではなるべく型が崩れないほうがよいです。また、請求書の内容がそのまま仕訳になると効率的ですし、何より集金わすれを失くすことができます(クラウド会計ソフトを使用している場合、リアルタイムで内容がレビューできるので、たとえば、社長、経理、顧問税理士の三者によるチェックも可能)。
ここでは、①請求書の型(テンプレート)が作れること、②すぐ仕訳にできること、③請求書を一元管理できることを実現できるツールを紹介します。
Misoca（ミソカ）
Misocaは弥生会計の弥生株式会社が運営しているサービスで、見積書・請求書の作成、得意先への郵送、決済など、請求業務の各段階の機能を有しているサービスです。月間15通までのプラン15で年額8,000円(現在、1年間無料)。
とっつきやすいので、お勧めです。クラウド会計ソフトにひっついてるfreeeもMFクラウドも悪くないですが、操作画面やテンプレートが洗練されているように思います
自動仕訳
弥生オンラインとの仕訳連携はもちろん、MFクラウドやfreeeと連携できますので、自動で仕訳に起こすことが可能です。
自動請求書作成機能
定期的に同額の請求書を作成する場合に、繰り返し自動で請求書を発行できる機能がついています。また、品目やサービスを登録しておけば単価管理もできます。
請求書郵送サービス
プランによりますが一定の数までの請求書を印刷・郵送代行してもらえるサービスがあります。総務の人員を雇っていない会社では、重宝されるサービスかと思います。
変換機能
便利だと思ったのは、変換機能。見積書、発注書から請求書を作成できることは、地味に便利です。Excelで請求書を作っている人には簡単に出来ることですから、ここをきちんとフォローしているのは重要です。
Excelなどからの切り替え
今まで使用していた請求先の情報をCSVにまとめれば、インポートすることが出来ます。請求書作成プロセスを切り替えるのも手間なく出来るのではないかと思います。
MFクラウド請求書
MFクラウドシリーズの請求書作成サービスです。見積書・請求書の作成、得意先への郵送をサービスに含んでいます。決済については、スタータープラン以上であればクレジットカード決済機能がついています。掛売りの場合には、MF KESAIサービスのほうで対応のようです。料金はスタータープランで月500円、ベーシックプランで月2,980円、など。
自動仕訳
MFクラウドと連携できますので、自動で仕訳に起こすことが可能です。請求日と入金期限日を設定すれば、発生会計ベースの仕訳を作成することができ、売上計上漏れのリスクを軽減できます。売掛金・未収入金の消込は一番高いプランでないと自動消込になりませんが、MFクラウド会計の仕訳の学習機能である程度対応可能かと思います。
また、支払期限を過ぎた未入金状態の請求書を、毎週メールで知らせる機能もあります。
自動請求書作成機能
定期的に同額の請求書を作成する場合に、繰り返し自動で請求書を発行できる機能がついています。また、品目を学習し、品目名の入力補助、さらに選択した品目の単価や数量を補完できます。
請求書郵送サービス
プランによりますが一定の数までの請求書を印刷・郵送代行してもらえるサービスがあります。総務の人員を雇っていない会社では、重宝されるサービスかと思います。
変換機能
MFクラウド請求書でも、見積書、納品書、請求書、領収書の変換が可能とのこと。また、複数の納品書をまとめて1枚の請求書に変換する合算請求書機能もあるので、末締めなどで定期的にまとめて請求書を送る取引先にも対応できるかと思います。
Excelなどからの切り替え
今まで使用していた請求先の情報をCSVにまとめれば、インポートすることが出来ます。請求書作成プロセスを切り替えるのも手間なく出来るのではないかと思います。また営業補助ソフトなどを使用している場合でも、CSVで名簿をインポートすることができますから、データの更新が楽かと思います。
Billvector
Billvectorは変り種のツールで、ブログシステムのWordPressを使った見積書・請求書作成/管理ツールです。
自動仕訳はないが、仕訳のインポートはできる
①請求書テンプレートを作成し、②テンプレートに沿って請求書を作成し、③その結果をMFクラウド会計やfreeeの仕訳形式で出力し、インポートすることが出来ます。
無料のツールであること
通常この手のサービスは月額使用料がかかりますが、このツールは費用がかかりません。請求書を作成する人間が複数居る場合でも運用できるので、安価で請求書の一元管理ができると思います。
WordPressのテーマであるゆえの欠点
欠点としては、WordPressになじみがないと最初の導入が難しい点と、セキュリティに気をつける必要があるということです(公式サイトでも対策方法に言及がありますからそこまで難しくはないですが)。
無料ですから、初期に係る多少の手間はかかるのは仕方ないと割り切るべきでしょう。それでも適当に作ったExcelシートよりはかなりしっかり管理できます。面倒ならコストをかけてMisocaやMFクラウド請求書などを使いましょう。
Square
Squareはレジスターやブラウザによるクレジットカード決済のサービスです。このサービスの付帯機能として、請求書の作成・管理の機能がついています。たとえば、対面販売とネットショップ、またはBtoBとBtoCの両方の顧客を有している場合などは、レジスターだけ、請求書ソフトだけの各サービスをバラバラに使用すると、経理処理が面倒なので、Squareにまとめてしまうというのは手です。
ただし、クレジットカード決済手数料は3.25%～3.95%ですから、粗利が薄い商売で導入するのはハードルが高いようにも思います。詳しくは後編④レジ・決済サービスのSquareの項目にて。
③クラウド経費精算ソフト
正直、経費精算ソフトをうまく使えば、面倒な経費の集計は不要で、年末・事業年度末に税理士に送るために慌てて集めるようなことはなくなるでしょう。
ここでは、会計ソフトと連携しやすいものをピックアップしています。経費申請側の機能はどちらも同じようなものですが、データを受け取る側(仕訳処理する経理側)での処理が少し違うようです。
どちらのサービスを利用するにしても、導入の方法はそう変わりません。
①まず、1か月分の経費のレシートを集めて、ひたすらスキャン・写真で取り込みます。
②そして、レシートから推奨される勘定科目を見て承認したり修正したりして１つずつ処理していきます。この段階は面倒ですが、1か月分をきちんと入れることによって、ここで入力した仕訳ルールをサービスに覚えさせることが重要です。
③経費なんてたいてい毎月同じでしょうから、翌月からは覚えさせた仕訳ルールに従って一括処理します。仕訳ルールに入らなかったイレギュラーな領収書だけ処理すればよいです。
④これを繰り返していけば、完全なイレギュラー以外の仕訳を処理する必要がなくなります。レシートをScansnap対応のスキャナで取り込むか、スマートフォンでレシートの写真を撮るだけです。
従業員が多い会社では、経費精算の方法についてマニュアルを作成し、必要で十分な情報を申請させるように徹底する必要があります。運用方法で伝達ミスがあるといくらクラウドサービスを使ったとしても効率化は無理です。
MFクラウド経費
経費申請された費用は、仕訳として表示される
領収書の取り込みは、スマートフォンのアプリで写真を撮るか、Scansnap対応スキャナで読み取ることとなります。取り込んだ領収書の画像は、OCR(自動読み取り)か、オペレータによる入力代行(1枚20円)によりデータ化されます。
MFクラウド経費で取り込んだ領収書データは仕訳の形になってMFクラウド会計に取り込まれます。そして経理担当者は領収書を見て仕訳処理することとなります。
MFクラウド給与を使っている場合、従業員の立替払額を給与の支給額に加えることができます。
freeeとの違いは仕訳としてドンと出てくるので、会計ソフトになじんだ経理担当者にとっては見やすく、またイレギュラー対応が簡単に行えます(例えば従業員貸付金との相殺処理など)。
会計freee(内部機能)+交通費精算freee
経費申請された費用は、費用科目を選択することで仕訳になる
領収書の取り込みは、スマートフォンのアプリで写真を撮るか、Scansnap対応スキャナで読み取ることとなります。取り込んだ領収書の画像は、OCR(自動読み取り)によりデータ化されます。
人事労務freeeを使っている場合、従業員の立替払額を給与の支給額に加えることができます。
MFクラウドとの違いは、人力による入力サービスの有無と仕訳画面です。ただ、経費精算の金額が間違って読み取られた場合でも、従業員が修正すると思いますから、間違いは訂正されるでしょうし、仕訳画面についても費用科目を選ぶという形式ではありますが、実際は仕訳の借方を選んでいるだけなので、あまり変わりはないという印象です。
④レジ・決済サービス
業態によってどのように売り上げの決済を行うかはだいぶ異なります。消費者が相手の商売（BtoC)であれば、対面ならPOSレジ、Web上であればカートシステムなどを通じて決済を行うことになるでしょう。また、事業者が相手の商売(BtoB)であれば、請求書を送って振込によって入金してもらったり、月額利用料を口座引き落としとしたり様々な方法があります。
ここでは比較的客先が多い業種に向けたサービスをご紹介しています。客先が多いということは、売上・入金管理が煩雑だと想定されるからです。また、AirレジとUSEN Registerも有名ですが、知名度が高いことからいったん省かせていただきます。
Square
SquareはPOSレジ機能を持ったクレジットカード決済代行サービスで、AppleとAndroidで利用できるクレジットカード読み取り機を利用することで、スマートフォンやタブレットをPOSレジの代わりにすることができるサービスです。手数料3.25%から。月額利用料はゼロ円。AirレジやUSEN RegisterがAppleにしか対応していないので、AndroidユーザーにとってはSquareは魅力的かと思います。
クレジットカードの決済専門のようで、AlipayやWeChat Payには対応していないようです。
POSレジだけでなく、web上での決済や請求書作成機能も備えており、一通りの機能がそろっているという点で優れています。WeeblyやWIX、Woo Commerceなどのweb上のカートシステムとの連携も可能です。たとえばスモールビジネスがいくつか動いており少しずつ業態が異なる、という事業者でも一つの決済サービスに売り上げを集約して簡単に管理ができるわけです。
Squareは、freeeやMFクラウド会計と連携することができますので、自動仕訳にすることが可能です。
請求書機能や管理画面が使いやすいので、私も使っています。
下記の紹介用リンクからSquareアカウントの承認手続きを完了すると、カード決済額¥100,000分に対する手数料が180日間無料になりますので使ってみてください。
紹介用リンク：https://squareup.com/i/2F114EA3ED
Stripe
Stripeはクレジットカードなどの決済代行サービスで、クレジットカードなどの入力フォームをWebサイトやブログに簡単に埋め込むことができるサービスです。手数料は基本的に一律3.6%。売上金の振込手数料はゼロ円です。利用審査はありません。
クレジットカード以外の決済にも対応しており、Alipay、WeChat Pay、Apple pay、Google payなどの電子ウォレットにも対応しています。
Stripeの特徴は、クレジットカードの番号の入力画面が非常にシンプルで、買う気を失わせないように簡単に入力できることです。クレジットカードの入力について、消費者は事前に登録を必要とせず、クレジットカードの番号を入力するのみで商品を購入することができます。
特に電子コンテンツを販売している小規模な事業者にとっては、導入が非常に簡単で機能もマッチしているのでお勧めです。商品ができたらすぐ売ることができます。また、イベントやセミナーの参加費の決済に用いることも有効だと思います。当日飛込で来場した参加者にも、入り口でクレジットカードの番号を入力してもらえば良いでしょう。
現在のところ、MFクラウド会計やfreeeと連携することはできないようですが、売上についてCSVで出力できるので、これを編集して会計ソフトに入れ込むことは可能です。今後対応することを期待しています。
(追記) MFクラウド会計とfreeeで連携できるようになりましたので、自動仕訳化できます。
Paypal
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決済サービスでは老舗のPaypalですが、ネームバリューがあること以外では、最近あまり使い勝手がよくありません。
最大の難点は消費者が事前登録することを必要としていることです。Web上で何かを買ってもらうとき、購入者が行うアクションはできるだけ減らす必要があります。買うまでの行程が長いと、途中で買うのを諦めてしまうからです。その観点からいえばPaypalは非常に厳しいと言わざるを得ないです。
欧米諸国ならまだしも、日本の消費者のなかでPaypalを登録している人は多くないと推測されます。ユーザー登録者が少ない現状では、主要な機能の一つであるPaypal口座間での資金移動などの利点がなくなってしまいます。
一方、Paypalにはメリットもあります。消費者は一度Paypalに登録すれば、ネットショップサイトにメールとパスワードをいれるだけで買い物ができます。また、Paypal独自の補償プログラムがあるため、届いた商品などにトラブルがあった時にはPaypalがショップとの間に入って対応してくれます。
欧米諸国向けのWebサービスであれば、利用者も多いかと思われますが、日本では少し厳しいかもしれません。
⑤集金代行
My集金NET
税理士協同組合の事務代行社である日税ビジネスサービスが運営しているサービスで、月に1度口座振替による集金を代行してくれるサービスです。
たいていの場合、クレジット決済よりも手数料総額が安くなると思いますから、貸倒リスクが小さい商売であれば集金だけ代行してもらうというのもありかもしれません。(ざっくりいえば、クレジット決済代行サービスを利用する場合は、売り手（あなた）が客先の貸倒リスクを負わなくて済む分手数料が高いわけです)
このサービスは、得意先に口座振替依頼書を書いてもらい金融機関に届け出て、口座振替の登録をすることがまず必要です。そして、web上から得意先別にいくら請求するかを入力して請求を行うこととなります。特に、不動産オーナーや学習塾、コンサルタントなど、請求額が月額固定である業種はお勧めです。
web上のインターフェースが古めかしいですが、売上がこのシステムに集約できれば、入金消込が楽ですし、振込をお願いすることもないので、契約書をもっていくときに、同時にMy集金NETの口座振替依頼書を書いてもらうのが良いかと思います。
おわりに
想定していたより長くなりましたが、まだ紹介したいサービスはほかにもありますので、別記事にて紹介できればと思っております。こういったサービスは探せば探すほどあるもので、各サービスは同じように見えて少しずつ機能やデザインが異なっているため、ユーザーによって向き不向きがでてくるところです。
たいていのサービスは最初は無料で使うことができますから、総務・経理・人事の処理フロー全体を考えて、どういうサービスがご自身の商売に向いているのかをご検討いただくのが良いかと思います。
こういったサービスをどう組み合わせるのが良いか、導入するのはどうすればよいかといった相談については、個別相談でお受けすることができますので、お悩みの方はお問い合わせフォームからご連絡ください。
【当事務所のサービスのご紹介】
・税務顧問サービス
フリーランスの方や小規模事業者向けに、決算料ゼロの税務顧問サービスを提供しています。
当事務所の顧問契約プランは、下記のような方を想定しております。
- クラウド会計を導入し、経理を自動化して時間と手間を軽減したいと思っている方
- クラウドサービスなどITに興味があり、積極活用したい方
- 電話に重きを置かない方(メールとチャットが好きな方)
・個別相談サービス(固定額)
90分1コマのミーティングで行う固定額のコンサルティングサービスです。これから起業する場合や確定申告でわからない点がある場合など、比較的平易な内容についてコンサルティングいたします。
・個別相談サービス(事前見積もり、タイムチャージ)
M&A、組織再編、事業承継、相続対策などに関する単発のご相談についてはタイムチャージベースでお引き受けいたします。相談の内容について概要をお聞きして、着手前にお見積りをいたします。