【個人事業主・フリーランス】効率的な領収書の管理方法とは

領収書を手間なく整理する方法

個人事業主やひとりで会社を経営されている方は、ご自身で領収書を整理されていることと思います。経理処理のために領収書をお送りいただくのですが、みなさん本当にマメでらっしゃって、すばらしい資料をお送りいただきます。たとえば下記のようなものです。

このように、きれいにまとめてお送りいただいていて、こちらが恐縮してしまいます、

しかし、ここまで綺麗に整理することは、むしろやりすぎといえます。

領収書をきれいに保存していないと税務署に怒られるのではないかと思っている方もいらっしゃると思いますが、税務上は、領収書を時系列にまとめたり、勘定科目ごとに整理したりしなければならないと決まっているわけではありません。

たとえば、1年分の領収書を、お中元でもらったお菓子の箱みたいなものに全部まとめて入れておく、というのでも大丈夫です。

ただ、あまりに大雑把にしておくと、あとで「あの領収書をみたい」というときに探すのが大変ですので、細かい領収書が多い方は、月別くらいでまとめておくのがよいと思います

領収書がそれなりに多い方向けに領収書の簡単な整理の方法を紹介します。クラウド会計を利用している方向けに、会計ソフトと連携しているクレジットカード等で支払った経費の領収書にも言及していきたいと思います。

①領収書をもらったその場で分類する: 経費になる領収書はもらってすぐに二つ折りにして下さい。
そして、経費になる領収書でクラウド会計につながっているクレジットカード等で支払った場合には、もう一回2つ折りして、4つ折りにしてください。

プライベートのレシートは、不要であればすぐ捨ててください。とっておきたいときは、折らずに財布に入れてください。

②少なくとも毎月、領収書を封筒か領収書ケースに移す: 集めた領収書は、適当な封筒に入れて表に「2019年8月分」などと書いて月別に保存してください。もしくは、仕切りがついていて月別に分類できるケースに移しましょう。

移す時には、二つ折りのものは開いて、ひとまず横に置いておいてください。4つ折りのものはそのまま封筒などに入れてください。

③-α会計ソフトへの入力(自分で入力する場合): 二つ折りだった領収書は手打ちか、freeeやSTREAMED等のアプリで写真にとって仕訳にする必要があります。
4つ折りの領収書は、クラウド会計ソフトから入力してください。

③-β領収書を税理士に送る場合(自分で入力しない場合): (もし契約されている税理士事務所でルールがある場合にはそれに従ってください)

税理士に送る場合には、開いた領収書をそのまま月別封筒などに入れて下さい。

もし量が多ければ、封筒に「2019年8月分(連携なし)」と書いて、会計ソフトに連携していないものだとわかるように別封筒にいれてください。
月別に分類できるケースで管理している人は、ケースの該当する月のところに封筒を入れてください。